Sommario (Table of contents)

Il sommario ci consente di creare automaticamente un elenco di titoli e di sezioni sotto il documento. Questo è utile (quasi obbligatorio) nei documenti con diversi moduli e più pagine. Inoltre, quando vengono esportati in formato PDF o sito web, i riferimenti diventano link alle rispettive sezioni.

Attività 1: Innanzitutto, identifichiamo uno o più partecipanti che non sanno come creare un sommario e chiediamo loro di descrivere, passo-passo, il processo che stanno utilizzando per creare un sommario nel loro documento. Comprendere gli errori e capire che cosa può essere migliorato è già un ottimo training.

Per creare un sommario dobbiamo andare su Inserisci -> Sommario

Figura 3: Inserire un Sommario in Google Docs

Apparirà un sommario vuoto. Per riempirlo con i collegamenti, ogni sezione del nostro documento deve essere introdotta da un titolo formattato mediante il menù “Stili”. Gli stili sono paragrafi speciali che identificano le diverse sezioni del nostro documento e sono utilizzate dal sommario per creare l’elenco di riferimenti. Per selezionare un livello “Titolo” seleziona il testo che vuoi rendere titolo e scegli dal menù “Stili”:

Figura 4: Scelta del livello dell’intestazione

Quindi dovremo aggiornare il nostro sommario. Clicca sul pulsante “aggiorna”.

Figura 5: Aggiorna il sommario

Il risultato di queste operazioni sarà un sommario che mostrerà tutti i titoli con il rispettivo numero di pagina (in base al tipo di sommario che abbiamo scelto).

Figura 6: Sommario finito

Stili

E’ ovvio che possiamo formattare il nostro documento nel modo desiderato e cambiarne completamente l’aspetto dallo stile predefinito.

Abbiamo due modi per farlo: Il modo manuale, cambiando individualmente colore, dimensione, margini e tutte le proprietà di ogni blocco di testo, oppure possiamo definire lo stile predefinito del nostro documento e lasciare che Google Docs formatti il contenuto per noi.

Il vantaggio è ovvio: non solo risparmieremo un sacco di tempo non dovendo modificare singolarmente i paragrafi ma avremo la possibilità di creare modelli che potranno essere utilizzati per più documenti. Ad esempio se vogliamo creare il contenuto di un corso completo ed ogni documento dovrà avere lo stesso stile, questo è il procedimento da seguire.

Google Docs ha, al suo interno, la possibilità di impostare titoli, sottotitoli e paragrafi.

Per selezionare, modificare ed applicare gli stili dobbiamo accedere al menu Formato -> Stili Paragrafo. Possiamo applicare uno stile qui, oppure possiamo modificare il predefinito che appare con “Aggiorna per farla coincidere”. In questo modo modificheremo l’aspetto di ognuna di queste sezioni all’interno del documento.

Figura 7: Aggiornamento dello stile di un paragrafo

Attività 2: Chiedi ai partecipanti di cambiare il colore ed evidenziare dei titoli usando gli stili.

Il Lavoro collaborativo

Cosa succede se più persone vogliono lavorare contemporaneamente sullo stesso file? La semplice condivisione consentirà a tutti gli utenti di accedere al file e modificarlo. I cambiamenti fatti saranno visibili da tutti in tempo reale.

Oltre a questo, possiamo aggiungere dei commenti al documento – tutto questo senza modificarlo. Per fare questo basta selezionare la parte del testo che si vuole commentare e fare click sul tasto mobile sulla destra.

Figura 8: Aggiungere un commento

Il risultato sarà visibile sulla parte destra del documento. Gli altri utenti potranno replicare a questo commento oppure visionarlo, risolverlo (nascondere la discussione considerandola come chiusa) e chiuderlo.

Figura 9: Aggiunta di un commento

Possiamo, inoltre, suggerire modifiche al documento.

Figura 10: Cambio della modalità suggerimento

A questa maniera, qualsiasi modifica apportata sarà considerata un suggerimento e non un cambiamento. Qualcuno dovrà accettarla manualmente per inserirla nel documento.

Figura 11: Suggerimento o modifica

Attività 3: Creare una struttura per un nuovo piano settimanale. Scegli uno studente come redattore principale. Lascia che il resto degli studenti acceda solo per suggerire modifiche. Ora, lascia che l’intera classe riempia il plan usando commenti e suggerimenti.